Cara mencatat termin proyek konstruksi yang benar adalah dengan memecah nilai kontrak menjadi jadwal termin sejak awal, mencatat pemicu dan syarat penagihan tiap termin, lalu memantau tanggal kirim invoice sampai uangnya benar-benar cair. Tanpa tiga hal itu, termin bukan cuma telat dibayar — sering kali malah belum pernah ditagih sama sekali.
Ini masalah yang jarang diakui di lapangan. Kalau ditanya kenapa uang proyek seret, jawaban pertama biasanya "owner-nya lambat bayar". Tapi kalau ditelusuri satu-satu, sering ketahuan: berita acara opname sudah ditandatangani tiga minggu lalu, invoice-nya belum dibuat. Progres fisik sudah lewat 60%, tapi tidak ada yang sadar termin kedua sudah boleh ditagih. Uangnya bukan ditahan, tapi memang belum pernah diminta.
Artikel ini membahas cara mencatat termin proyek dari sisi kontraktor — bukan cara menyusun klausul kontrak, tapi cara membuat sistem catatan sederhana supaya tidak ada termin yang lolos dari perhatian.
Kenapa Termin Proyek Sering Telat Ditagih
Termin telat ditagih hampir selalu karena catatannya ada di kepala, bukan di kertas atau layar. Tiga pola ini yang paling sering muncul di CV kontraktor kecil dan menengah.
Termin cuma "diingat", tidak dicatat
Di awal proyek semua orang hafal: DP 20%, termin pertama setelah struktur, termin kedua setelah atap, pelunasan setelah serah terima. Masalahnya, begitu proyek kedua dan ketiga jalan bareng, ingatan itu bercampur. Termin proyek A tertukar dengan jadwal proyek B. Yang paling sering jadi korban adalah proyek yang paling lancar di lapangan — justru karena tidak ada masalah, tidak ada yang mengingatkan.
Syarat penagihan baru dicari saat mau menagih
Banyak kontrak mensyaratkan dokumen tertentu sebelum termin bisa cair: berita acara opname, foto progres, laporan mingguan, kadang juga faktur pajak. Kalau syarat ini tidak dicatat dari awal, penagihan berhenti di tengah jalan. Invoice sudah dikirim, lalu dikembalikan karena kurang lampiran, dan prosesnya mundur satu-dua minggu.
Tidak ada yang merasa bertanggung jawab menagih
Di banyak CV, mandor mengurus lapangan, pemilik mengurus semuanya, dan tidak ada yang secara khusus bertugas menagih. Semua menganggap orang lain sudah melakukannya. Termin akhirnya baru diurus ketika kas mulai tipis — biasanya saat harus bayar upah tukang mingguan atau menebus nota material di toko bangunan.
Pola ini juga jadi salah satu sebab kenapa kontraktor sering rugi padahal proyek ramai: uang masuk terlambat, kas ditombok dari dana pribadi atau dari termin proyek lain, dan margin proyek jadi kabur karena tercampur.
Apa Saja yang Harus Dicatat dari Satu Termin
Satu termin yang tercatat lengkap minimal punya sepuluh keterangan berikut. Kalau salah satu kosong, di situlah biasanya proses macet:
- Nomor termin — DP, termin 1, termin 2, retensi, dan seterusnya.
- Nilai termin — dalam rupiah dan persentase dari nilai kontrak.
- Pemicu penagihan — apa yang harus terjadi dulu: progres fisik mencapai persentase tertentu, pekerjaan tertentu selesai, atau tanggal tertentu tercapai.
- Syarat dokumen — daftar lampiran yang wajib ikut saat menagih.
- Tanggal opname — kapan progres diperiksa bersama owner proyek atau pengawas.
- Tanggal berita acara ditandatangani — ini tanggal yang biasanya jadi patokan mulai hitungan pembayaran.
- Tanggal invoice dikirim — beserta cara kirimnya dan ke siapa.
- Jatuh tempo — sesuai kontrak, dihitung dari tanggal invoice diterima.
- Tanggal dan jumlah uang cair — termasuk kalau cairnya sebagian.
- Sisa yang belum cair — supaya kelihatan mana termin yang setengah jalan.
Kolom nomor 7 dan 8 yang paling sering hilang di catatan kontraktor. Padahal dua kolom itulah yang menentukan apakah kamu berhak menagih ulang minggu ini atau memang harus menunggu.
Cara Catat Termin Proyek Konstruksi: 6 Langkah
Berikut urutan kerja yang bisa langsung dipakai, dari sebelum proyek jalan sampai uang termin masuk rekening.
1. Pecah nilai kontrak jadi jadwal termin sejak RAB disetujui
Begitu RAB dan nilai kontrak disepakati, langsung buat daftar terminnya — jangan tunggu proyek mulai. Tulis nomor termin, persentase, nilai rupiah, dan pemicunya dalam satu daftar. Ini jadi "peta tagihan" untuk seluruh umur proyek.
Kalau kontraknya belum menyebut jadwal termin secara rinci, itu justru sinyal untuk dibereskan sekarang, bukan nanti. Termin yang tidak tertulis di kontrak akan sangat sulit ditagih saat hubungan dengan owner proyek mulai tegang.
2. Catat pemicu tiap termin, bukan cuma tanggalnya
Pemicu itu syarat nyata yang membuat termin boleh ditagih. Bedakan dua jenis ini:
- Pemicu progres — "termin 2 ditagih setelah pekerjaan struktur lantai 2 selesai". Ini bergantung pada lapangan, bukan kalender.
- Pemicu tanggal — "termin dibayar tiap tanggal 25 sesuai progres bulan berjalan". Ini bergantung kalender.
- Pekerjaan tambah dikerjakan tanpa addendum. Owner minta tambahan pekerjaan lewat obrolan di lokasi, tukang langsung mengerjakan, tapi nilai kontrak tidak pernah diperbarui. Saat ditagih, owner merasa itu sudah termasuk paket awal. Setiap pekerjaan tambah harus punya catatan dan persetujuan tertulis sebelum dikerjakan, sekecil apa pun.
- Opname ditunda karena "nanggung". Progres sudah lewat pemicu termin, tapi opname ditunda menunggu pekerjaan berikutnya sekalian. Padahal menunda opname berarti menunda seluruh rantai penagihan.
- Termin dicatat, biaya tidak. Kamu tahu persis berapa uang masuk, tapi tidak tahu berapa yang sudah keluar untuk proyek itu. Hasilnya kas terasa aman padahal proyeknya sendiri sudah minus.
Kebanyakan proyek borongan memakai pemicu progres. Artinya yang harus dipantau adalah laporan mandor, bukan tanggal. Kalau mandor melaporkan struktur sudah rampung, saat itu juga catatan termin harus diperbarui dan proses opname diminta — bukan ditunda sampai "nanti kalau sempat".
3. Bikin checklist syarat penagihan per termin
Tulis di sebelah tiap termin, dokumen apa saja yang harus disiapkan. Untuk proyek swasta skala kecil biasanya cukup: berita acara opname yang ditandatangani kedua pihak, foto progres, dan invoice. Untuk proyek yang lebih formal bisa bertambah laporan mingguan, back-up data volume, sampai faktur pajak.
Checklist ini menghemat waktu paling banyak. Tanpa checklist, tiap kali menagih kamu mengulang proses "cari tahu apa saja yang dibutuhkan" dari nol.
4. Kunci satu penanggung jawab dan satu tempat catatan
Tentukan satu orang yang bertanggung jawab memantau termin semua proyek, dan satu tempat penyimpanan catatan yang sama untuk semua orang. Dua-duanya harus tunggal. Catatan termin yang tersebar di grup WhatsApp, catatan HP mandor, dan buku tulis di kantor sama saja dengan tidak ada catatan — karena tidak ada satu pun yang lengkap.
5. Catat tanggal kirim invoice, jatuh tempo, lalu pasang pengingat
Begitu invoice dikirim, catat tanggalnya dan hitung jatuh temponya sesuai kontrak. Jarak pencairan setelah dokumen tagihan diterima memang berbeda-beda tiap kontrak, jadi patokannya selalu isi kontrak, bukan kebiasaan.
Pasang pengingat di dua titik: beberapa hari sebelum jatuh tempo (untuk konfirmasi halus ke bagian keuangan owner) dan tepat di hari jatuh tempo (untuk menagih resmi kalau belum cair). Menagih itu jauh lebih enak dilakukan saat masih dalam koridor kontrak daripada saat sudah telat sebulan dan terasa seperti menuntut.
6. Cocokkan termin masuk dengan biaya yang sudah keluar
Catatan termin baru berguna penuh kalau dipasangkan dengan biaya proyek yang sama: nota material, upah tukang, dan pembayaran subkon. Dari situ baru kelihatan dua hal yang benar-benar penting — apakah cashflow proyek masih aman, dan apakah margin proyek masih sesuai RAB.
Cara menghitungnya dibahas lebih lengkap di panduan keuangan proyek kontraktor, termasuk cara memisahkan biaya per proyek supaya tidak tercampur antar-proyek.
Contoh Susunan Jadwal Termin (Ilustrasi)
Berikut contoh susunan jadwal termin untuk proyek renovasi rumah — angka di bawah hanya ilustrasi bentuk catatannya, bukan patokan baku. Besaran sebenarnya selalu mengikuti kesepakatan di kontrak masing-masing.
| Termin | Porsi | Pemicu | Syarat dokumen | Status |
|---|---|---|---|---|
| DP | 20% | Kontrak ditandatangani | Kontrak, invoice | Cair 3 Mar |
| Termin 1 | 30% | Pekerjaan struktur selesai | BA opname, foto progres, invoice | Cair 20 Apr |
| Termin 2 | 30% | Atap & dinding selesai | BA opname, foto progres, invoice | Invoice terkirim 2 Jun |
| Termin 3 | 15% | Finishing & serah terima | BAST, invoice | Belum |
| Retensi | 5% | Masa pemeliharaan selesai | BA akhir pemeliharaan, invoice | Belum |
Kolom "Status" itu yang paling sering dilewatkan. Dia yang membuat kamu bisa lihat dalam satu pandangan: mana termin yang sudah boleh ditagih, mana yang invoice-nya nyangkut, dan mana yang belum waktunya.
Soal retensi, di proyek pemerintah ketentuannya diatur resmi — jaminan pemeliharaan sebesar 5% dari nilai kontrak dan pengembaliannya setelah masa pemeliharaan berakhir, sesuai Perpres Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Di proyek swasta, besaran dan jangka waktunya bebas mengikuti kontrak, tapi polanya mirip. Yang penting: retensi tetap harus masuk daftar termin, karena inilah tagihan yang paling sering benar-benar terlupakan — jaraknya berbulan-bulan setelah proyek selesai, saat semua orang sudah sibuk di proyek lain.
Catat di Buku, Excel, atau Aplikasi?
Ketiganya bisa jalan, tapi titik jebolnya berbeda-beda.
Buku catatan paling cepat dimulai dan tidak butuh apa-apa. Cocok untuk kontraktor yang pegang satu proyek dalam satu waktu. Kelemahannya jelas: cuma ada satu salinan, gampang hilang, dan tidak bisa dilihat mandor atau admin dari lokasi berbeda.
Excel atau Google Sheets jauh lebih rapi dan gratis. Ini pilihan yang masuk akal untuk 2–3 proyek berjalan. Masalah muncul saat file mulai bercabang: ada versi di laptop, versi kiriman WhatsApp, versi yang diedit admin. Rumus yang tidak sengaja tertimpa juga tidak meninggalkan jejak siapa yang mengubah.
Aplikasi keuangan proyek menutup celah itu karena catatannya satu dan bisa diakses bersama. Di Finance Katroom, termin dicatat menempel pada proyeknya, di tempat yang sama dengan nota material dan upah tukang — jadi begitu satu termin cair, margin proyek dan sisa kas ikut terbarui sendiri tanpa perlu hitung ulang manual.
Kalau saat ini semua catatan termin masih ada di kepala, jangan langsung lompat ke aplikasi. Mulai dari tabel sederhana berisi sepuluh kolom di atas dulu. Alat yang lebih baik cuma mempercepat sistem yang sudah ada — bukan menciptakan sistem dari nol.
Kesalahan yang Bikin Termin Tetap Macet Meski Sudah Dicatat
Sudah punya catatan pun, tiga hal ini masih bisa membuat termin tersendat:
FAQ
Apa bedanya termin dengan progress billing?
Keduanya merujuk pada hal yang mirip: pembayaran bertahap sesuai kemajuan pekerjaan. "Termin" adalah istilah yang lazim dipakai di lapangan Indonesia untuk tiap tahap pembayaran itu, sedangkan "progress billing" adalah istilah umum untuk mekanisme penagihan berdasarkan progres. Dalam praktik pencatatan, perlakuannya sama — tiap tahap perlu pemicu, syarat dokumen, dan tanggal yang tercatat.
Kapan waktu paling tepat menagih termin proyek?
Segera setelah pemicunya terpenuhi dan berita acara opname ditandatangani kedua pihak. Menunda pengiriman invoice tidak membuat pembayaran lebih cepat — justru menggeser seluruh jadwal pencairan mundur sejauh penundaan itu. Kalau pemicunya berbasis progres fisik, minta jadwal opname begitu mandor melaporkan pekerjaan tersebut rampung.
Bagaimana kalau owner proyek belum bayar padahal sudah jatuh tempo?
Mulai dari memastikan dokumen tagihanmu lengkap dan benar-benar sudah diterima pihak yang tepat — banyak keterlambatan bersumber dari invoice yang nyangkut, bukan penolakan bayar. Kalau dokumen sudah beres, tagih secara tertulis dengan merujuk tanggal berita acara, tanggal invoice, dan tenggat pembayaran yang tertulis di kontrak. Catatan yang rapi membuat penagihan ini terdengar sebagai fakta, bukan tuduhan.
Perlukah retensi dicatat sebagai termin tersendiri?
Perlu. Retensi adalah bagian dari nilai kontrak yang haknya tetap milik kontraktor, cuma pencairannya ditahan sampai masa pemeliharaan selesai. Kalau tidak dicatat sebagai baris tersendiri lengkap dengan tanggal jatuh tempo pemeliharaannya, retensi sangat mudah terlupakan setelah proyek ditutup.
Bagaimana cara mencatat termin kalau proyeknya jalan lebih dari satu sekaligus?
Pisahkan catatan per proyek, lalu buat satu tampilan gabungan yang hanya berisi termin yang belum cair dari semua proyek. Tampilan gabungan inilah yang dicek rutin — misalnya tiap Senin pagi. Tanpa itu, proyek yang paling lancar di lapangan justru paling berisiko terlewat karena tidak pernah menimbulkan masalah yang mengingatkan.
Mulai dari Satu Tabel, Bukan dari Alat Baru
Termin yang telat ditagih bukan soal kontraktor malas — ini soal tidak adanya tempat tetap untuk menyimpan informasi yang jumlahnya terus bertambah tiap proyek baru. Begitu jadwal termin, pemicu, syarat dokumen, dan status tagihan punya satu rumah yang jelas, sebagian besar keterlambatan hilang dengan sendirinya.
